Mühendislik, içerisinde barındırdığı araçların keşfedilmesini ve nasıl kullanıldığının öğrenilmesini gerektiren ve her yerde olan bir disiplindir. Yani, yeni bir keşif yapılacaksa bile bu araçları ve sunduğu çözüm yollarını kullanarak yapılır. Bu makale, bir başlangıç aracı olan SOP (Standart İş Prosedürü) aracını, başlangıç aracı olmasının nedenini, faydalarını ve nasıl uygulanması gerektiğini ele alacak.
SOP Neden Başlangıç Aracıdır?
Ölçeği fark etmeksizin her organizasyonda yapılmayı bekleyen belli başlı işler vardır ve çoğu zaman bu işlerin nasıl yapılması gerektiğine dair kabataslak bir fikir vardır. Bu fikirle yola çıkıldığında çok ama çok az bir yüzdeyle başarılı ve organizasyon için uzun vadede verimli bir süreç yaşanmış olup sonuca varılır. Bu noktada da ayrıntılı ve açık bir yol haritası niteliğinde bir başlangıç ve standart prosedür temel bir ihtiyaç haline gelir. Bu prosedüre yani işlerin nasıl yapılması gerektiğini belli bir düzende tanımlayan belgeye SOP (Standart İş Prosedürü) adı verilir.
SOP Faydaları
Tanımdan da anlaşıldığı üzere en küçük bir işe başlanılmadan önce organizasyonun elinde açık ama ayrıntılı bir yol haritası olursa:
- Yürütülen süreç ve TPS (Toyota Production System) felsefesinin ele almış olduğu gibi hiçbir şeyi insana mal etmemek ilkesi yürütülerek işi icra eden kişi fayda sağlar.
- Ayrıca, SOP işe yeni başlayan veya tanımlanan işi hiç yürütmeyen bir kişiye de işi öğretmek ve uyumluluklarını arttırmakta da fayda sağlar.
- SOP, endüstrinin gerektirdiği standartlara uyum sağlamakta da kullanışlı bir belgeler bütünü olduğundan iş takibini de standartlaştırır.
SOP Uygulanışı
Makalede SOP yazılma koşulları ve daha açık olması açısından da her bir adımın altında bir örnekle ele alacaktır.
SOP yazımı için öncelikle yapılacak işin tam olarak tanımlanması gerekir. Tanımlamaktan kasıt işin nerede ve ne için yapılacağının tam olarak belirtilmesidir. Nasıl olması gerektiğinin daha açık olması için aşağıda bir örnek yer almaktadır. Diğer aşamalar da bu örnek durum aracılığıyla somutlaştırılacaktır.
Örnek Durum: Bir hastanedeki kan örneklerinin kayıt altına alınması için SOP hazırlanacak.
Yukarıdaki örnekle birlikte bir SOP’nin hazırlanma amacının nasıl tanımlanması gerektiği açıklandıktan sonra aynı örnek üzerinde bir SOP nasıl uygulanır detaylıca ele alınacaktır.
Örnek Durum Uygulaması: Kan örneklerinin kayıt altına alınması için SOP uygulaması.
1. Aşama: Alan Hazırlığı
- Düzenleme: Kan örneklerini belli kriterlere göre gruplandırarak tüp kutularına yerleştirin ve kutuların bulunduğu alanı düzenleyin.
2. Aşama: Ekipmanların Kurulumu
- Veri Tabanı Sistemi: Kan örneklerini kayıt altına alacak olan veri tabanı sisteminin kurulumu
- Barkod Okuma Makinesi: Kan örneklerinin bulunduğu tüplerdeki barkodları okuyacak makinenin ayarlanması
3. Aşama: Test
- Test: Veri tabanı ile barkod okuyucu makinenin yazılım entegrasyonunu test etmek.
4. Aşama: Kayıt Altına Almaya Başlamak
- Başlangıç: Kan tüplerini barkod sıralamasına göre kaydetmeye başlamak.
Yukarıdaki gibi uygulanan SOP için talimatlar da hazırlanmalıdır. Bunun sebebi de uygulamanın içerdiği her bir adımın da bir uygulama standardının olmasıdır.
Örnek Durumun 1. Aşama (Alan Hazırlığı) Talimatı
Düzenleme Talimatları: Kan örneklerinin nasıl gruplandırılacağına, tüp kutularına hangi sıralamayla koyulacağına ve kutuların bulunduğu alanın nasıl düzenleneceğine yani tüplerin saklama koşullarına dair açıklamalar olmalıdır.
Talimatlar da belirledikten sonra her bir aşamayı açıklayan şemalar ve fotoğraflar gerektiği takdirde SOP için eklenir.
Örnek Durumun Ekipman Kurulumu Aşaması İçin Barkod Okuyucu Kullanımı
Barkod okuyucunun nasıl kullanılacağına dair fotoğraflı anlatım veya kayıt altına alma işlemi için basit bir şemaya yer verilebilir. Daha sonra SOP uygulanan işlemi yerine getirecek kişiler belirlenir ve denetleme mekanizması kurulur.
Örnek Durumdaki İşlemi Yapacak Kişiler
Laboratuvar Teknikeri: Kan örneklerinin düzenlenip kayıt altına alınmasından sorumlu kişidir.
Denetçi: Örneklerin doğru sırayla kayıt altına alınmasını kontrol eden kişidir.
Kişiler belirlendikten sonra işlemin ölçeğine göre nerelerde kontrol gerekir yani kontrol noktalarının neler olduğu kısmı cevaplanmalıdır.
Örnek Durumdaki 1. Aşamanın (Alan Hazırlığı)Kontrolü
Alan Hazırlığı: Kan tüplerinin kutularının saklandığı alan düzen ve şartları açısından kontrol edilecektir.
Kontrol noktaları belirlendikten sonra işleme başlanırken ve yürütme sırasında onay mekanizmaları gerekir.
Örnek Durumun Başlatma/Onay Mekanizmaları
Kan örneklerinin veri tabanına kayıt edilmesinin başlaması için sistemsel onay verilmelidir.
Son olarak “SOP’ nin Faydaları” başlığında da yer aldığı gibi endüstride olan standartlara uyum sağlama açısından kullanıma uygun olan SOP güncellenmeli ve kullanan kişiler tarafından geri bildirim alınarak iyileştirilmelidir.
Örnek
Laboratuvar teknikerinin SOP için geri bildirim vermesi gerekir.
Sonuç olarak, SOP (Standart İş Prosedürü) aracı en ufak bir işin bile nasıl yapılması gerektiğinin önemini organizasyonlar bazında açıklayan ve bu nedenle önemi, faydaları ve uygulanışı temel olarak bilinmesi gereken bir araçtır. Bu makale de SOP aracını; basit, temel ve örnekli bir anlatımla desteklemiş ve mühendislik gibi her yerde olan bir disiplin içerisinde de tanımlayarak ele almıştır.
Kaynakça:
- https://as2.ftcdn.net/jpg/02/50/42/03/1000_F_250420387_bRsUwyUNBAiDD9UjZqtHRhvg45NLqDIH.jpg
- https://www.mentorhe.com/post/standart-i-%C5%9F-prosed%C3%BCrleri-sop-nas%C4%B1l-haz%C4%B1rlan%C4%B1r
- Hocaoğlu, Y. (2025). Verimliliğin Yeni Çağı Yalın Üretim Ve Dijital Dönüşüm. KDY Yayınları
