Bu makale; insanın, hayatının yaklaşık %80’ini geçirdiği iş hayatındaki iletişimin önemini ve iş hayatının birçok fonksiyonunu (yönetim, organizasyon, işe alım vb.) içerisinde barındıran insan kaynakları biriminin iş iletişiminde nasıl bir rolü olduğundan bahsedecektir.
Öncelikle iş yaşamında iletişimin anlamı; işyeri kültürünün barındırdığı herkesin birbiri ile sözlü veya sözsüz etkileşim içerisinde olması, iş yerindeki rolleri ve görevleri doğru bir şekilde yerine getirmeleri ve hedeflerinin işyeri içerisinde doğru ifade edilmesidir. Bu anlam bakıldığında çok soyut dursa da somutlaştırmanın; işyeri kültürüne, çalışanlara ve çağımızın merkezinde olan teknolojiye uyum sağlayabilmesine bağlı olarak uygulanabilen birden fazla yolu vardır.
Bu yollar “Kurumsal (Formal) ve Gayriresmi (Informal)” olarak ikiye ayrılır. Makale, bu noktada bu ayrımdaki iletişim araçlarının neler olduğundan ve insan kaynakları biriminin rollerinden bu ayrım aracılığıyla bahsedecektir.
Kurumsal (Formal) İletişim
Burada etrafı şirket kültürüyle çevrili ve merkez olarak da şirket hedefleri vardır. Dolayısıyla tercih edilen iletişim araçlarında kullanılacak dilin daha resmi olmasına dikkat edilir. İletişim araçları; sözlü, yazılı, görsel ve kuruma göre değişkenlik gösteren geri bildirim sistemleri olarak dört başlığa ayrılır.
a. Sözlü İletişim Araçları
Görüşmeler bu başlık altında yer alır. Bu görüşmeler; gerektiğinde uzaktan çalışma şartlarına uygun olarak Zoom, Teams gibi platformlar aracılığıyla ve gerektiğinde de yüz yüze olarak birebir veya toplu olarak yapılır. Yüz yüze olan görüşmelerde iletişimin tüm bileşenleri ( mesaj, alıcı, gönderici, geri bildirim) anında ve aktif olarak kullanılır.
İnsan Kaynaklarının Rolü: Yüz yüze görüşmelerde yöneticilerle yapılacak görüşmeler var ise; koordinatörlük rolü üstlenerek mesajın doğru iletimine çalışan tarafından da bakarak destek vermektir. Uluslararası çalışan bir firma için ekstra bir rol olarak merkezi bir sistem olduğu için bazı toplantılara temsilci olarak destek verebilmektedir.
b. Yazılı/Dijital İletişim Araçları
E-posta, en yaygın olarak kullanılan iletişim aracı olarak burada kurulan iletişim kurumdaki tüm yöneticiler ve çalışanlar tarafından da izlenebildiği için ekstra bir özen gerektirmektedir. Toplu bilgilendirmeler için e-posta aracına yardımcı olarak veya karşılayamadığı durumlarda duyuru panoları ve şirketin resmi web sayfası paylaşımda rol alır.
Dijital iletişim araçlarında; e-posta yoluna alternatif olan iş takip uygulamaları, mesajlaşma uygulamaları, ihtiyaç duyulan sunumlar (PowerPoint, Canva gibi), kurumsal bilgilendirme ve eğitim videoları ve infografikler sıralanabilir.
İnsan Kaynaklarının Rolü: Yazılı/Dijital iletişim araçları hakkında yeni işe giren çalışanlara veya bilgisi tamamlanmaya ihtiyaç duyan çalışanlara eğitimler verir ve çalışanları kullanıma teşvik eder. Ayrıca insan kaynakları yazılı araçları kullanarak kurumsal değişiklikleri de bilgi şeffaflığı açısından aktararak organizasyonel hizalanma sağlar.
Gayriresmi (Informal) İletişim
Buradaki iletişim de kurumsala kıyasla resmi olmadan iş iletişimini güçlendirir. Bu yüzden de sözlü iletişim ağırlıklı olarak kullanılmakla birlikte dijital veya yazılı araçlar da eşlikçi olur. İletişim araçları; molalar, iş yeri için önemli günler, kutlamalar ve olarak üçe ayrılır.
a. Molalar
Ekipler birbirleri içinde ve diğer ekiplerle kaynaşma fırsatı ve aslında iş ile alakalı fikir alışverişinde de bulunma fırsatına sahip olurlar. Ayrıca eğer yeni gelen çalışanlar veya stajyerler için de tanışma ve kaynaşma için samimi bir ortamda olma fırsatıdır.
İnsan Kaynaklarının Rolü: İnsan kaynakları burada daha çok yeni gelen kişileri ekiplerine yönlendirme ve onlarla tanıştırma konusunda bir rol alarak yeteneği işyerine kazandırmaya bir adım atmış olur.
b. İş Yerinin Önemli Günleri
Tüm iş yeri olarak kültüre katılmanın ve fikirleri kültür çerçevesinde özgürce ifade etmenin ortak paydada ve diğer yollarla kaynaşmaya nazaran daha ulaşılabilir bir yoludur.
İnsan Kaynaklarının Rolü: Burada yapılacak etkinlikleri yazılı/dijital iletişim araçlarını kullanarak düzenlemek ya da duyurmak yönünde aktif bir rol alır. Ayrıca burada yönetimle aktif bir temas kurma yolu bulan çalışanlar için de tanışma noktasında köprü görevi görür.
c. Kutlamalar
İş yeri özel günlerinden farklı olarak ekip içerisinde de bir başarı olarak ve kişisel olarak doğum günleri olarak da düzenlenir. Bu sayede çalışanlar hem ekiplerine alışırlar hem de aidiyet hissederler.
İnsan Kaynaklarının Rolü: İnsan kaynaklarının buradaki rolü doğum günleri gibi kutlamalarda kritiktir. Çünkü doğum günlerini yazılı iletişim araçlarıyla duyurmak ve kutlanmasında organizasyonel pay sahibi olmak çalışanlara çalışma ortamına alışma ve kendini özel hissetmeye imkan sağlar.
Bu makale özet olarak; iş yerindeki iletişimin anlamını, yürütülmesinin yollarını ve iş yerinin köprüsü bir birim olan insan kaynaklarının iş iletişimindeki rollerinden iletişim yollarına göre özelleştirerek bahsetmektedir.
Kaynakça:
- https://empxtrack.com
- https://www.axioshq.com/insights/internal-communication
- https://www.researchgate.net/publication/336990805_THE_IMPORTANCE_OF_INTERNAL_COMMUNICATION_FOR_MANAGEMENT_OF_AN_ORGANISATION
- https://oxeancross.com/en/blog/the-importance-of-internal-communication-in-times-of-crisis/
- https://pmc.ncbi.nlm.nih.gov/articles/PMC11550556/
- https://pmc.ncbi.nlm.nih.gov/articles/PMC10987909/
