Proje Yönetimi

İnsanlar günlük hayatlarında mutlaka plan yaparlar. Yapılan planlar ile istenen sonuca ulaşabilmenin daha kolay ve sorunsuz olacağı açık bir gerçekliktir. Şirketlerde yaşayan birer organizasyon olduğu için gelecekte gerçekleştirmek istedikleri projeler için plan hazırlarlar. Planın her adımını içeren süreç ise proje yönetimidir.

Proje; bir ürün, servis veya sonuç yaratmak amacıyla başlangıcı ve bitişi belirlenmiş geçici faaliyettir. Proje yönetimi ise proje gereksinimlerinin karşılanması amacıyla, bilgi-beceri ile araç ve tekniklerin uygulanmasıyla proje faaliyetlerinin gerçekleştirilmesidir.

Projelerin yaşam döngüsü aşağıdaki gibi dizgeselleştirilebilir. Döngü yer alan adımlar ise bir çok alt işlemlerden oluşur.

Proje yönetim süreçleri 5 aşamadan oluşur. Bu aşamalar;

1.Proje başlatma faaliyetleri

Bu aşamanın başarı ile sonuçlanması için izlenmesi gereken adımlar;

• Proje beratının yayımlanması
• Şirket içi başlatma toplantısının yapılması
• Müşteri başlatma toplantısı yapılmalıdır.

2.Proje planlama faaliyetleri

Bu aşamada yer alan bileşenleri şu şekildedir.

• Aktivitelerin planlaması ve kaynakların atanması

Aktivitelerin planlaması ve kaynakların atanması ile proje iş paketleri tanımlanır, aktiviteler arasındaki ilişkiler belirlenir, aktivitelerin iş gücü planlaması tamamlanır, kaynaklar değerlendirilir ve proje organizasyon şeması hazırlanır.

• Risk yönetimi

Risk yönetimiyle riskler tespit edilir ve bu riskleri azaltmak için gerekli olanlar ve gösterilecek reaksiyonlar belirlenir.

• Tedarik planlaması yapma

Tedarik planlaması ile süreç boyunca ihtiyacımız olan malzemeler için yapma veya alma kararı verilir. Satın alınacak ürünlerin gereklilikleri, teslimat zamanları, ihracat kısıtları ve fiyat-ödeme işlemleri belirlenir.

• Takvim geliştirme

Takvim geliştirme adımında aktivite ve kaynak atama ile proje takvimi geliştirilir. Kritik yol analizi yapılır ve teslimat tablosu hazırlanır.

• Maliyet tahmini ve proje bütçesi hazırlama

Maliyet tahmini ve proje bütçesi hazırlama ile ana hat bütçesi ve nakit akışı belirlenir.  

• Alt yüklenici seçimi ve yönetimi

Alt yüklenici seçim ve yönetimi aşamasında proje ağacımızda alt yüklenicilerle sözleşmeler yapılır.

• Eğitim planlama

Başlanılan projede yer alacak olan personel gerekli bilgi düzeyinde değil ise eksiklerini tamamlamaları için gerekli olan eğitimlerin belirlenmesi ve eğitimlerinin vermesi bu adımda gerçekleştirilir.

• Proje yönetim planını hazırlama
• Kalite yönetim planını hazırlama
• Konfigürasyon (Yapılandırma) yönetim planı
• Üretim planı yapmak
• Entegre lojistik destek (ELD) planı
• İletişim ve paydaş yönetim planlaması
• Veri yönetim planlaması

3.Proje yürütme faaliyetleri

Proje planlama aşamasında gerekli adımlar atıldıktan sonra yürütme faaliyetlerine başlanır. Bu aşamada uygulanan adımlar ise;

• Proje yönetim planı yürütmesi
• Alt yüklenici yönetimi
• Risk yönetimi
• Değişiklik yönetimi
• Veri yönetimi ve bilgi dağıtımıdır.

4. Proje izleme ve kontrol faaliyetleri

Bu aşamada yürütülen faaliyet izlenir ve süreç içindeki kontroller yapılır. Bu uygulamaları sürdürmek için gerekli olan adımlar ise;

• Takvim izleme ve kontrol
• Bütçe takibi ve güncellemesi
• Raporlama
• Projeyi gözden geçirme
• Alt yüklenici izleme ve kontrolüdür.

5.Proje kapanış faaliyetleri

Bu aşama artık projenin sona erdiği ve gerekli işlemlerin yapıldığı aşamadır. İyi değerlendirilmesi halinde ilerleyen projelere hazırlık olur. Alınan dersler ile daha sonra yürütülecek faaliyetler hatasız veya daha verimli halde yürütülür. Bu aşamada takip edilecek yollar ise;

• Alt sözleşme kapanışları
• İdari kapanıştır.

Proje yönetiminin avantajları

• Proje yöneticisinin proje üzerinde tam otorite sağlar.
• Fonksiyonel bölünme ile iletişim esnasında yer gereksiz basamaklardan kurtulunur.
• Birbiri ile aynı taslak üzerinde çalışanlar daha fazla etkileşim sağlar.
• Komuta birliği sağlar
• Yapısal olarak basitlik ve esneklik sağlar.

Sonuç olarak başarılı sayılabilmek için projelerin başarıya ulaşabilmesi yeterli değildir çünkü başarı istenen zamanda, istenen miktarda veya daha az harcama ile olabildiğince bağlı iş yürütmeden ve olabildiğince hızlı doğru sonuca ulaşmaktır. Bu belirtilen kıstaslarda proje yönetimi ise doğru kararlar ile olabilir. Doğru karar verebilmek için artık bir disiplin olan proje yönetimini iyi bilmek ve iyi uygulayabilmek gerekmektedir.

Plan hiçbir şeydir, planlama her şeydir…

Katkılarından dolayı Sayın Gülin ŞAHİNÖZ’e çok teşekkür ederim.