Proje Döngüsü

İnsanlar günlük hayatlarında yapmak istedikleri, bitirmek istedikleri faaliyetler için plan yaparlar. Yapılan planlar ile istenen sonuca ulaşabilmenin daha kolay ve sorunsuz olacağı açık bir gerçekliktir. Organizasyonlar da ulaşmak istedikleri hedefler için projeler hazırlarlar. Projeyi sonuca ulaştırmak için yapılan planın her adımını içeren süreç ise proje yönetimidir.

Proje; bir ürün, servis veya sonuç yaratmak amacıyla bir strateji çerçevesinde bir sorunu çözmeye / araştırmaya yönelik başlangıcı ve bitişi belirlenmiş geçici faaliyettir. Proje yönetimi ise proje gereksinimlerinin karşılanması amacıyla, bilgi-beceri ile araç ve tekniklerin uygulanmasıyla proje faaliyetlerinin gerçekleştirilmesidir.

Başarıya ulaşması istenen projenin yönetiminin en önemli adımı ise proje yazımıdır. Proje yazılımı ise yapılacak faaliyetlerin detaylandırıldığı ve bu faaliyetleri gerçekleştirmek için kullanılacak kaynakların tanımlandığı bir metindir. Proje yazımı büyük bir dikkat ile yürütülmelidir. Proje yazımında yapılacak olan hata projenin kabul edilmemesine dolayısıyla hedefin başarılamamasına sebep olur.

Proje döngüsü şu şekildedir;   

• Fikrin ortaya çıkışı,
• Fikrin kâğıda dökülmesi ve geliştirilmesi,
• Fon başvurularının yapılması,
• Projenin yürütülmesi,
• Bitirilmesi ve değerlendirilmesi aşamalarından oluşur.

Ana Bölüm

A-    Projenin Tanımlanması

Projenin tanımlanması: Proje fikrinin ortaya çıkmasından sonra, projenin amacı, hedefleri, çıktıları ve uygulama adımlarının tanımlanmasıdır.

• Proje hangi bağlamda gerçekleşecek?
• Hangi değişiklikleri oluşturmaya çalışacak?
• Neden bu proje yürütülecek?
• Beklenen sonuç ne?
• Proje kimler için tasarlandı?

Proje formülasyonu: Proje ile ilgili tüm detayların ortaya çıkarılarak fon kaynağı sağlayan kurum tarafından değerlendirmeye alınması için proje metninin ve bütçesinin hazır hale getirilmesidir.

• Projeyi oluşturan faaliyetlerin belirlenmesi,
• Projeye faaliyetlerine ilişkin süre, kaynak ve maliyet analizlerinin yapılmasıdır.

Nerede ve Ne zaman?

• Proje nerede uygulanacak?
• Ne kadar sürecek?
• Ne zaman başlayacak/bitecek?

Uygulama

• Lojistik olarak neler gerekli?
• Hangi pratik konularla uğraşılması gerekecek?

Ortaklar

• Projede kimler yer alacaklar? Yer alanların rolleri ne?
• Koordinasyon için yapılan düzenlemeler neler?

B-    Projeye Kaynak Sağlanması

Proje için nasıl kaynak bulunacağını ve kullanılacağını gösteren aşamadır. Proje için kaynak aktarımı onaylandıktan sonra bu aşamada, fon kaynağı sağlayan kurum ve projeyi yürütecek olan kurum arasında finansman anlaşması yapılacaktır.

1. Finansman

• Toplam maliyet ne kadar?
• Gerekli fon nereden gelecek?
• Var olan imkânları (koşulları) kullanabilir mi?
• Proje, herhangi bir finansal destek için yeterli mi?

C-    Projenin Yürütülmesi

Bu aşamada, finansman anlaşmasında yer alan kaynaklar ve süre içinde, projenin önceden belirlenmiş hedefler, çıktılar ve uygulama adımlarına göre proje yürütülür.

D-    Projenin İzlenmesi Ve Değerlendirilmesi

Projenin İzlenmesi ve kapatılması: Proje performansının tespit ve/veya tenkit edileceği aşamadır. Proje süresince belli aralıklarla ve proje sona erdikten sonra projenin sonuçlarının değerlendirmesi yapılır.

• Proje nasıl ve ne zaman değerlendirilecek?
• Hangi yönleri izlenecek? Neden bu yönler seçildi? Nasıl bir izleme planlandı?

NOT: Projenin her aşamasında denetim, raporlama ve arşivlemeye önem verilmeli

E-    Araştırma Konusu

Seçilen konu makul bir hedefe ulaşmalıdır ve bir gerçeği açığa çıkarmalıdır. Seçilen konu aşağıdaki sorulara cevap verebilir nitelikte ise etkili olur.

• Seçilen konuyu önemli kılan nedir?
• Seçilen konunun yapılabilirlik düzeyi nedir?
• Seçilen konunun özgünlük düzeyi nedir?

Proje Bileşenleri

1.     Proje Başlığı

• Başlık projeyi yansıtmalı, anlaşılır ve kısa olmalıdır.

Proje için, projenin amacını kısa yolla aktaran net ve öz bir proje ismi bulunmalıdır. Proje teklif metni hazırlandıktan sonra isme karar vermek daha kolay olacaktır.

2.     Özet ve Anahtar Kelimeler

• Konunun önemi, özgün değeri ve amacı kısaca yansıtılmalıdır.
• Araştırma ve deneysel yöntem, beklenen sonuç ve etkileri yazılmalıdır.
• İngilizce özet, Türkçe özetin birebir karşılığı olmalı ve İngilizce dil kurallarına uygun yazılmalıdır.

Özet yazma, bir bakıma metni kısaltma işlemidir. Ancak bu kısaltma metindeki temel hedefi, ana düşünceyi ve önemli bilgileri içerecek şekilde olmalıdır. Özet, kısa cümlelerle ve projenin esasını iyi temsil edecek şekilde yazılmalıdır. Özet, konunun tarihçesi ve literatürdeki yeri çok kısa belirtildikten sonra projenin özgün değeri ve beklenen sonucunun etkileri vurgulanmalıdır. Uygulama adımları, kullanılacak araçlar ve proje maliyeti yazılmalıdır ve projeyi hangi kurumun yürüteceği ve varsa ortakların da isimleri verilmelidir.

Proje özetleri birer sayfayı geçmemelidir. Projenin aklımızda rastgele kalan bölümlerini bir araya toplayarak özet yazılmaz.

Özet nasıl yapılandırılmalıdır?

• Kısa bir arka plan bilgisi ve problem.
• Projenin hedef(ler)i ve hipotez(ler).
• Ön sonuçlar (beklentiler) .
• Metodoloji ve/veya strateji.
• Projenin önemi ve yenilikçi yönü.

Özetlerde olmaması gereken bilgiler:

• Önereceğiniz proje içerisinde olmayan bilgiler.
• Başkaları tarafından bilinmesini istemediğiniz bilgiler.
• Çizimler/Grafikler/Resimler .
• Diğer yayınlara atıflar.

 Özetlerdeki yaygın problemler

• Yazım problemleri .
• Gereğinden fazla uzun özet .
• Açık olmayan ifadeler.
• Faydasız vurgular.
• Öz ve basit kelimeleri tercih etmeliyiz.
• Özet, kelime sayısı sınırının geçilmesi.

3.     Amaç Ve Hedefler

• Projenin amacı veya amaçları ve erişilmek istenilen sonuçlar net olarak belirtilmelidir.
• Proje konusunun önemi vurgulanmalı ve amaç ile proje çıktıları ilişkilendirilmelidir.
• Çok uzun veya kısa olmamalıdır.

Amaç, elde edilmek istenen sonucun basitçe anlatımıdır. Bu aşamada problemler ortadan kaldırıldığında ortaya çıkacak durum tanımlanmalıdır. Varılmak istenen sonuçlar amaç olarak vurgulanmalıdır. Projenin amacı iyi tanımlanmadığında amaca yönelik hedefler ve faaliyetleri tanımlamada sorunlarla karşılaşılabilir. Amaçlar tespit edilmeli ve amaçlar arasında öncelik sıralaması yapılmalıdır. Amaçlarla, o amaçlara ulaşmada kullanılacak araçlar arasında ilişki kurulması gerekir. Bu bölümde unutulmamalıdır ki, asıl odak noktası projeyle ortaya çıkarılan hizmetlerin ne olduğu değil bu hizmetlerden hedef kesimin sağlayacağı faydadır.

4.     Konu, Kapsam ve Literatür Özeti

• Proje konusunun mevcut bilim ve teknolojideki yeri açıkça ortaya konulmalıdır.
• Gerekli literatür taramasıyla desteklenerek net olarak anlatılmalıdır
• Amaç ile ilişkisi açıklanmalıdır.
• Konuyla ilgili görsel materyallerden faydalanmalıdır
• Gerekirse kitabi bilgi verilmemelidir.
• Konu hakkında literatür özetlenmeli ve yapılacak çalışmanın katkısı son bölümde açıklanmalıdır.
• Güncel literatüre yer verilmeli, etki değeri yüksek dergilerden, önemli kitaplardan faydalanmalıdır.
• Literatür özeti ham liste şeklinde olmamalı ve kaynaklarla metin ilişkilendirilerek kaynak listesi verilmelidir.
• Referanslar, hgp://www.tubitak.gov.tr/ardeb-kaynakca sayfasındaki açıklamalara uygun olarak verilmelidir.

5.     Özgün Değer

• Projenin özgünlüğünün oluşturan hususlar net açıklanmalıdır. Yani, yapılacak çalışmanın hangi yönden orijinalite oluşturacağı, benzerlerinden farkı ve üstünlüğü iyi vurgulanmalıdır.
• Hipotezler araştırma konusunu incelemek için çok iyi düşünülmüş ve alternatifler göz önüne alınmış olmalıdır.
• Projenin bilimsel ve teknolojik yönü çok iyi vurgulanmalıdır
• Evrensel bilime katkı sağlamalıdır. Projenin bilime olan katkısı ve teknolojiye olan katkısı ayrı ayrı izah edilmelidir.

6.     Yöntem

• Amaç ve proje kapsamına uygun yöntemler seçilmelidir.
• Araştırmanın tasarımı/yaklaşımları ile uyumlu olarak incelenmek üzere seçilen parametreler, uygulanacak yöntem ile kullanılacak materyaller, yapılacak ölçümler ( ya da derlenecek veriler) ve kurulacak ilişkiler, ayrıntılı biçimde anlatılmalıdır.
• Disiplinler arası çalışmalarda iş paketleri uygun bir düzende sıralanmalı ve ilişkilendirilmelidir.
• Yapılacak ön analizler ve belirlenen yöntemler mutlaka anlatılmalıdır
• Varsa ilgili görseller ile zenginleştirilmelidir.

7.     Proje Yönetimi, Ekip Ve Araştırma Olanakları

• Öneren kuruluşta var olup da projede kullanılacak olan altyapı/ekipman olanakları belirtilmelidir.
• Araştırma grubunun altyapısı, bilgi birikimi ve önerilen proje süresini aşabilecek ifade, vaat ve iş paketlerinden kaçınılmalıdır.
• Proje ekibinde çalışacak kişi sayısı projenin büyüklüğüne ve kapsamına göre belirlenmelidir.
• Proje ekip seçiminde kişilerin deneyimleri ve uzmanlıkları proje konusuna göre dikkate alınmalıdır.
• Yürütücü ve yardımcı araştırmacılar görev ve sorumlulukları ile birlikte belirtilmelidir.
• Projede yer alacak başlıca iş paketleri, her bir iş paketinin kim/kimler tarafından ne kadarlık bir zaman diliminde gerçekleştirileceği açık bir şekilde ortaya konulmalıdır.
• Çalışma takvimine göre projenin yeterli zamanda yapılıp yapılamayacağına karar verilecek.
• Projeniz kabul edildikten sonra ise bu çalışma takvimine uyup uymadığınız ara raporlarla takip edilecektir.
• Muhtemel aksamaları göz önüne alarak çalışma takvimini biraz geniş tutmakta fayda var.
• Fazla abartılı olunursa, panel süre indirimine gidebilir.
• Alet teçhizatın alımındaki prosedür ve aksamalardan dolayı gecikmeler sıklıkla karşılaşılmaktadır.

8.     Başarı Ölçütleri

• Hangi işlemlerin, ne ölçüde gerçekleştirilmesi durumunda projenin tam anlamıyla başarıya ulaşmış sayılabileceği ölçütlerle belirtilmelidir.
• Bu ölçütler açık olarak sıralanmalıdır.
• Ölçütlerden her birinin önem derecesi açıklanmalıdır.
• Ölçütlerin tümünün gerçekleştirilememesi durumunda, başarı oranı belirlenmesine yardımcı olabilecek ipuçları verilmelidir.
• Projenin önerildiği şekilde yürütülmesini önemli ölçüde aksatan öngörülmemiş gelişmelerle karşılaşılması durumunda başvurulacak “B Planı” mutlaka ana hatlarıyla açıklanmalıdır.
• Projenin başarıya ulaşmasını olumsuz yönde etkileyecek ne gibi durumların/ risklerin ortaya çıkabileceği ve bu durumlarda projenin başarıyla yürütülmesini sağlamak için nelerin yapılacağı, ne tür tedbirlerin alınacağı, yani devreye sokulacak “B Planı” İş Zaman Çizelgesinde yer alan her bir iş paketi de dikkate alınarak ortaya konulmalıdır. B planı çok önemli, öngörülen çalışmalar yürütücüyü çıkmaz sokağa götürürse alternatif olarak ne yapılması gerekir?

9.     Bütçe Gerekçesi

• Bütçe gerekçesi oluştururken proje faaliyetleri ilişkisi gösterilmelidir.
• Bütçenizin gerekçesi iyi açıklanmalı ve belgelendirilmelidir. (Proforma fatura KDV dâhil yazılmalı ve kur değişimleri dikkate alınmalıdır).
• Bütçe tablosu doğru şekilde KDV dâhil fiyatlarla doldurulmalıdır.
• Eğer varsa destekleyen diğer kuruluş katkıları belirtilmeli ve onaylı destek mektubu eklenmelidir.
• Sarf malzemeleri için proforma faturaya gerek olmayıp sadece projede gerekliliğinin değerlendirilmesine imkân veren ayrıntıda liste verilmelidir. Eğer varsa, öneren ve destekleyen diğer kuruluş katkıları ve kuruluş yetkililerinin niteliği ve miktarı açıkça belirtilmiş olan destek mektupları da eklenmelidir.

10.     Yaygın Etki Ve Çıktıların Paylaşımı

• Ulusal ekonomiye ve bilimsel birikime katkısı,
•  Toplumun sorunlarına çözüm üretme potansiyeli,
• Sonuçlardan kimlerin ne şekilde yararlanabileceği,
• Evrensel veya yerel düzeyde olma özelliği
• Uluslararası alanda Türkiye’nin öncü konuma gelmesine katkısı
• Ülkenin bilimsel ve teknolojik araştırma gücüne, bilim insanı yetiştirilmesi ve yeni proje üretme potansiyeli yeterince açıklanmalıdır.
• Proje başarıyla gerçekleştirildiği takdirde projeden; nitelikli akademik yayın, patent/tescil, faydalı model, lisans, yeni şirket kurulması, araştırmacı yetiştirilmesi, yeni proje üretilmesi, farklı bilim/teknoloji alanlarında kullanılabilme gibi çıktı ve sonuçların elde edilebilme potansiyeli ne düzeydedir?
• Proje konusunun yürütücünün kariyer gelişimine yapacağı katkılar veya yeni yetenekler kazandırma potansiyeli ne düzeydedir?
• Ekonomik öngörüler tam ve net verilmeli (kaç kişi hedefleniyor, pazarın büyüklüğü nedir, vs).

İlave Bilgiler

• Proje döngüsü süresince doğru zamanda doğru kararı alma disiplini sağlanmalıdır.
• Projede belirlenen hedefler, projeden fayda sağlayan gruplara sürdürülebilir hizmet vermelidir.
• Çevresel değerler ve doğal kaynakların korunması dikkate alınmalıdır.
• Uygun teknoloji ve yenilenebilir kaynaklar kullanılmalıdır.
• Proje yürütüldüğü sürece ilgili kişilerin yönetim kapasitesi gelişiyor olmalıdır.
• Sadece proje devam ettiği sürece değil, proje sona erdikten sonra da ekonomik ve finansal yeterlilik sağlanmalıdır.
• Olası riskler önceden tespit edilmeli ve dikkate alınmalıdır
• İdeal proje hazırlama süresi 3-6 ay olmalıdır
• Proje metinin hazırlanması için yaklaşık 6 haftalık bir süreye ihtiyaç vardır.
• Projenin yazımı başvuru tarihinden en az 1 ay önce bitirilmeli, proje ekibi öneriyi birkaç defa okumalıdır
• Proje yazımında akıcı, anlaşılır ve Türkçe kurallara uygun dil kullanılmalıdır
• Proje resim, grafik ve özet tablolar ile desteklenmelidir
• Proje içeriği iyi organize edilmelidir ve net ifadeler kullanılmalıdır
• Eksik veya aşırı bilgi vermekten kaçınılmalıdır. Proje öneri konusu veya yöntemleri üzerine ön çalışma, makale, tebliğ, kurs vb. deneyimi varsa belirtilmelidir.
• Özellikle büyük bütçeli projeleri sunmadan önce bazı ön denemeler yapılmalı ve proje metninde verilmelidir
• Gerekli bilimsel potansiyele sahip bir ekip oluşturulmalı ve projeye katkı sağlayacak kişiler ekibe alınmalıdır.
• Proje sunmak ve yürütmek eğitim ve tecrübe gerektirmektedir, önce küçük bütçeli ve kısa süreli projelerle başlanmalıdır.
• Reddedilen projelerinizi ortak hakem raporu doğrultusunda revize edip tekrar gönderin ve asla duygusal davranmayın
• Literatürde mevcut boşlukları tespit edip çözüm önerileri üzerinde düşünerek projenizi bu öneriler üzerine kurgulayınız. Literatüre katkı yapacağınıza emin olunuz
• Hakemler için hazırlanan değerlendirme rehberini okuyunuz. Kendinizi hakemlerin yerine koyunuz
• Yazım ve imla hatalarını, anlam bozukluklarını önemseyiniz Projenin içeriğinin yanında şekline de önem veriniz
• Bütçe vb gibi belirlenen kurallara mutlaka uyunuz.
• Projeyi gerçekleştirmek için gereğinden uzun süre istemeyiniz
• Uluslararası projelerde katkının ve katma değerin Türkiye tarafında olmasına özen gösteriniz.
• Hakemlerin projenin iyi yönlerini bulmak için çaba harcamalarını beklemeyiniz, konunun neden önemli olduğunu vurguladığınızdan emin olunuz.
• Proje konusunun Üniversite, DPT, Avrupa gibi diğer kaynaklardan yararlanmak için daha önce yazılmadığından emin olunuz
• Projede gereksiz, ilgisiz ve abartılı ifadelere yer vermeyiniz. (İlgisi olmadığı halde proje başlığına nano… yazmak gibi)
• Projenin tamamını veya kısımlarını çok uzun yada çok kısa yazmayınız
• Projede özgün değer, yaygın etki ve yapılabilirliğin ne olduğunu açık olarak ifade ediniz
• Projenin özgün değerinin en önemli kısmı olduğunu unutmayınız. Özgün proje yazmak için iyi bir literatür taraması gerekliliğini hatırlayınız. Tüm kriterlerde (özgün değer, yaygın etki, yapılabilirliği) başarılı olmak zorunda olduğunuzu lütfen unutmayınız.
•  Projenin B planını projenin hedefine başka bir yoldan ulaşılabilecek şekilde hazırlamaya öncelik veriniz