Home Ofis Çalışma Rehberi

Bütün dünyanın virüs nedeniyle eve kapandığı şu günlerde imkânı olan iş kolları da home ofis yani evden çalışma düzenine geçti. Bu durum kimisi için çalışmayı zorlaştırırken kimisi ise kolayca uyum sağladı. Enformasyon devrimiyle evde çalışma, tele çalışma ve telekomute çalışma dediğimiz ve sanal işgücünü (virtual workers) oluşturan çalışma biçimleri yükselmeye başlamıştı.

Ağırlıklı olarak evden çalışan bazı iş kolları varken bazı meslekler ve şirketler de hali hazırda evden çalışma düzenine doğru geçiş yapmaktaydı. Bu yükselme özellikle beyaz yakalılar arasında görülse de içinde bulunduğumuz durumda eğlence ve medya sektörünü dahi o yöne çekti. Oyuncuların kendi evlerinden çektikleri dizi bölümleri ve sunucuların evden haber yayını yapmaları bunun bir örneği olarak görülebilir. Belki de bu olanlar çok fazla sektörde home ofise geçişi hızlandıracak. Ancak elbette pek çok şey gibi home ofis de hem şirketler hem de çalışanlar için artıları ve eksileri olan bir sistem.

Home Ofis Avantajları:

-Zaman Kaybından Kurtulmak

Sabah kalkıp işe gitmek için hazırlanmak, servis veya farklı bir ulaşım aracını beklemek, araca bindikten sonra trafiğe takılmak… Özellikle büyük şehirlerde evden çıkıp işe gitmek gün içerisinde hem saatlerinizi hem de enerjinizi tüketebilir. Bütün bunlar ortadan kalktığında ise işe ve kendinize ayıracak daha çok vakit bulabilirsiniz.

-Çevre Dostu

Her gün bir iş yerine gitme zorunluluğu olan kişi sayısı azaldıkça ulaşım araçlarının kullanımı azalacağından karbon salınımı azalacaktır. İnsanlar iş kıyafetine daha az ihtiyaç duyacağından tekstil üretimi kaynaklı su tüketimi de azalabilir. (Örneğin bir koton tişörtün üretimi 2.700 litreye dek su tüketimi gerektirebilir)

-Verimlilik Artışı

Home ofis çalışmak her koşulda olmasa da bazı durumlar için verimliliği arttırabiliyor. 2012 yılında ScienceDirect’te yayımlanan bir çalışmaya göre insanlar okunması zor bir makaleyi okumak gibi onlara sıkıcı gelen görevleri home ofis çalışırken yapmakta zorlanıyor. Çamaşır yıkamak, köpek gezdirmek gibi sıradan görevler daha ilgi çekici gelebiliyor bu da işin yapılmasını zorlaştırıyor. Diğer yandan aynı çalışma, ev gibi daha rahat bir ortamdan çalışmanın yaratıcılığı arttırdığını öne sürüyor. Aynı zamanda iş yerinde çalışanların gevezelik yaparak işi aksatmaması ve yola harcanan enerji ve zamanın kazanılması da verimliliği olumlu yönde etkiler.

-Masraflar

Home ofis şirketleri ofis kirası, ofis malzemesi, faturalar ve benzeri masraflardan kurtarır. Aynı zamanda şirket büyüdükçe daha çok çalışan için daha geniş alan bulma derdi bulunmadığı için şirketler daha yüksek ölçeklendirilebilirlik potansiyeline sahiptir. Bu da sistemin talep ve veri sayısı arttıkça büyüyebilme ve azaldıkça küçülebilme potansiyelini ifade eder.

 KPMG Peat Marwick’in incelemesinin sonuçlarına göre Fortune 1000’e giren şirketlerin yüzde 25’i telekommuter işgücü istihdam etmekte. Çalışanlar için ise home ofis çalışmak onları iş kıyafeti, ulaşım masrafları ve dışarıda yemek gibi masraflardan büyük oranda kurtarmakta.

-Esnek Çalışma Saatleri ve Çalışma Ortamı

Rahatsız, dar kıyafetler giymek ve alan olarak hareketin kısıtlaması çalışırken verimliliği düşürebilir. Evden çalışırken bunlar ortadan kalkar. Bazı insanlar için 9-5 yerine daha verimli olduğunu düşündüğü saatlerde çalışmak fayda sağlayabilir ancak bu insanların yeterli öz disiplin sahip olması gerekir.

Home Ofis Dezavantajları:

-İş Yeri Aidiyeti

Home ofis çalışanlar, belli bir işverene bağlı olarak evden çalışan bir kısmı hariç (telekommuter), şirketlerde proje bazlı çalışır ve aynı anda birden farklı projede farklı yerlerde çalışır. Sabit bir işyerinde kariyerde ilerleme şansı azalır. Bu da iş yeri aidiyetini zayıflatır.

-Bağ Kurma Zorluğu

Sanal iletişim, yüz yüze iletişimin yerini tam olarak tutmakta zorlanacağından ve iş arkadaşlarının bir araya gelip sohbet etme ihtimalini düşüreceğinden sosyal etkileşim eksikliği nedeniyle çalışanlar birbiriyle bağ kurmakta zorlanabilir.  Bağ kuramamak, şüphesiz takım çalışmasını ve çalışanların motivasyonunu olumsuz etkileyecektir. Burada takım liderleri önem kazanır. Sanal takım liderinin düzenli bilgi akışını ve iletişimi sağlaması faydalı olacaktır.

-Hareketsizlik

Evden çalışmanın dezavantajlarından biri de hareketsizlik. Oto-kontrol ve irade sıkıntısı çekenler için gün boyu vakit, koltuk ve yatak arasında geçerken bu duruma alıştıkça hareket etme isteği de azalıyor.  Üstelik evde çalışmak, beslenme evden olacağı için daha sağlıklı yemekler hazırlama imkanı sunsa da, sürekli atıştırma güdüsü durdurulamazsa kilo alımına yol açar.

-Dikkat Dağınıklığı

Direkt çalışmaya ayrılmış bir ortamın olmaması dikkatin, o ortamda yapılabilecek nispeten daha keyifli aktivitelere kaymasına neden olabilir. Sürekli olarak hane halkı tarafından çalışma esnasında bölünmek, çalışırken çamaşırları yıkamaya atmak veya yemeğin altını kısmak da dikkat dağınıklığı yaratan etkenlerdendir.

-Güvenlik Problemi

Kimi endüstrilerde mahrem bilgilerin uzaktan, şahsi bilgisayarlardan depo edilmesi oldukça risklidir. Sağlık hizmeti, finansal hizmetler gibi belirli endüstrilerde verilerin kaybı veya açığa çıkması büyük sorunlar yaratabilir ve şirkete yönelik sert tepkilere yol açabilir.

-Esnek Çalışma Saatleri ve Çalışma Ortamı

Home ofis çalışırken çalışmak için belli bir yer belirlememek sıkıntı oluşturabilir. Yatak veya fazla rahat bir koltuktan çalışmanın sonucu olarak çalışırken uyuya kalma gibi durumlar yaşanabilir. Hane halkı ile geçirilen vakit ile çalışma vakti birbirine karışabilir. Bu nedenle evde sınırları çizmek önemlidir. Ayrıca, kimi patronlar home ofis çalışanlarından 7/24 aktiflik bekleyebilir. Bunun sonucu olarak iş ve özel yaşam dengesi bozulur.

Home Ofis Çalışanlara Tavsiyeler:

-Bir Çalışma Programı Belirle

Çalışacağın saatleri belirlemek ve bu sürede başka işlerle ilgilenmemek home ofis çalışırken size hem verimlilik sağlar hem de bu sayede kazandığınız boş vakti hobilerinize ve sevdiklerinize ayırabilirsiniz. Bu süreçte iş hayatı ve ev hayatı arasındaki mesafeyi korumak önemlidir. Bunu yapmak için bazı uygulamalardan faydalanabilirsiniz. Pomodoro tekniği de zaman yönetimi konusunda kullanabileceğiniz bir yöntem.

Örneğin; Toggl uygulaması ile hem kendinin hem de ekibinin görevlere harcadığı süreleri görüntüleyebilirsiniz, RescueTime, Harvest ve HourStack uygulamaları ile online olarak neye zaman harcadığını kontrol ederek optimize edebilirsiniz, Timely ve MyLifeOrganized ile yapılacaklar listesi hazırlayıp yapacaklarının alacağı vakti hesap ederek önceliğini ayarlayabilirsiniz. Clockify da zaman yönetimi için ücretsiz kullanabileceğin uygulamalardan biri. Mac için TimeOut ve Windows için Smart Break ile molalarda bilgisayarı kilitleyerek iş- ev dengesini ayarlayabilirsiniz.

-Online Toplantılar Düzenle

Home ofis çalışmayla birlikte önceden yaptığımız yüz yüze toplantıların yerini online olanlar aldı. Whereby, Slack, Zoom, Microsoft Teams, Skype ve ClickMeeting online toplantı yapabileceğiniz uygulamalardan bazıları. Ekip Arkadaşlarınızın isteğine ve toplantının niteliğine göre kullanacağınız uygulama değişebilir. Mesela, toplantı sırasında Microsoft Office 365 uygulamalarını kullanırken ve sanal sınıflarda Microsoft Teams, kalabalık gruplarla toplantı yaparken Zoom oldukça kullanışlıdır. Eğer hem Zoom, Slack, Microsoft Teams veya Skype for Business uygulamalarını bir arada kullanmak isterseniz PowerSuite tool kullanmanız yetecektir.

Bu uygulamaları kullanırken mikrofonlu kulaklık kullanmak ve arka planda ses olmamasına dikkat etmek faydalı olacaktır. Mümkünse konuşulmadığı takdirde mikrofonun kapalı tutulması da online toplantılar için önemlidir. Ayrıca, Zoom gibi bazı uygulamalarda arka plan değiştirme ve çeşitli filtreler mevcut ve bunları kullanırken toplantıda komik bir duruma düşmemek için dikkat etmek gerekiyor.

-Sosyal Medyadan Uzakta Kal

-Çalışma Arkadaşlarınla İletişim Kur

Fikir alışverişi, işe bağlılık ve akıl danışma uzaktan çalışırken eksikliği çekilebilecek konulardır. Önüne geçmek için ise düzenli ve etkili iletişim sağlamak gerekir. Discord, Slack, Teamspeak ve Google Hangouts Chat bu amaçla en sık kullanılan uygulamalardandır. Bu uygulamalarda ekran paylaşımı da gerçekleştirebilirsiniz.

-Dijital İş Takibi

Evernote, Google Keep, Microsoft OneNote, Padlet ve Trello uygulamaları dijital bir mantar tahta gibi fikirleri, sunumları, görselleri veya görevleri pinlerken ekip arkadaşlarınızla beyin fırtınası yapmanıza olanak sağlar.

-Dijital Dosya Akarımı

Dijital olarak dosya aktarımı normal şartlarda da oldukça yaygın iken şimdi elimizdeki yazı, görsel ve benzeri dosyaları yalnızca dijital olarak aktarabiliyoruz. Microsoft OneDrive, WeTransfer, Google Drive dosya aktarımı için en sık kullanılan uygulamalardan bazıları.

-Çalışma Alanı Belirle

Ev içinde yaşam alanı ile çalışma alanını ayırmak, yalnızca home ofis çalışanlar için değil öğrenciler için ya da herhangi bir konu üzerine çalışan herkes için faydalı olacaktır. Çalıştığınız ve dinlendiğiniz anlar ayrıldığında, çalışacağınız zamanı ve dinleneceğiniz zamanı ayırmak kolaylaşacaktır ve daha kolay konsantre olacaksınız. Çalışma alanınızın iyi ışığa sahip ve düzenli olması da işinizi kolaylaştıracaktır.

-Hane Halkıyla Sınırları Belirle

Çalışırken sürekli iş arkadaşları tarafından bölünmek ne kadar dikkat dağıtıcıysa, aile üyeleri veya ev arkadaşları tarafından bölünmek de en az o kadar dikkat dağıtıcıdır. Bu nedenle çalışma sırasında rahatsız edilmemek konusunda sınırları belirlemek önemlidir. Çocuklu aileler için sınırları belirlemek zor olabilir. Eğer çocuklar okul çağında ise ders saatleriyle çalışma saatlerini denk getirmek işe yarayabilir.

-Egzersiz Yap

Uzun süre hareketsiz kalmak tembelliğe yol açar ve konsantre olmayı zorlaştırır. Sağlık için de spor yapmak çok önemlidir. Uzun süre bilgisayar veya kitap başına oturmaktan dolayı boyun ve omuz ağrılarını engeller. Evde spor yapmak için NikeTraining, DownDog gibi uygulamalardan yararlanabilirsiniz.

-Giyinerek Çalışmayı Dene

Pijamalarınızı çıkartıp iş kıyafetlerini giymek beyninizi sizin çalışmaya hazır olduğunuz konusunda ikna etmeye yardımcı olabilir. Ayrıca iyi görünmek, kendinizi iyi hissetmenizi böylece motivasyonunuzun artmasını sağlar.

Home ofis düzenine ayak uydurabildiniz mi? Sizler için avantajları, dezavantajları neler oldu? Size fayda sağlayan taktikler ve uygulamalar nelerdir? Yorum kısmında bizimle paylaşabilirsiniz.

Kaynakça ve İleri Okuma:

Endüstriyel ve Post-Endüstriyel Dönüşüm- 4.Bölüm d.Sanal İşgücü-Veysel Bozkurt

https://www.pcmag.com

https://www.forbes.com

https://www.monster.com

https://www.researchgate.net

https://www.thehartford.com

https://www.sciencedirect.com

https://www.cnbc.com

https://www.bbc.com